戸籍謄本をコンビニで取得する場合の利用登録申請とは？本籍以外でも取得可能に

戸籍謄本をコンビニで取得しようとしたときに、「戸籍証明書交付の利用登録申請が必要です」と表示され、戸惑ったことはないでしょうか。特に、現在住んでいる市区町村と本籍地の市区町村が異なる場合には、いきなりコンビニのマルチコピー機から戸籍謄本を発行できるとは限りません。

住所地と本籍地が異なる人が、本籍地の戸籍証明書をコンビニで取得するためには、本籍地の自治体が対応していることを確認したうえで、原則として事前に「戸籍証明書交付の利用登録申請」を行う必要があります。利用登録が完了すれば、本籍地まで出向かなくても、対応するコンビニ等のマルチコピー機から戸籍謄本を取得できるようになります。

ただし、「本籍地以外でも戸籍が取れる」という表現には注意が必要です。本籍地以外の自治体が新たに戸籍を発行するという意味ではなく、本籍地の自治体が発行する戸籍証明書を、本籍地から離れたコンビニ等で受け取れる仕組みです。

この記事では、戸籍謄本をコンビニで取得する際の利用登録申請とは何か、誰に必要なのか、申請方法、必要なもの、登録完了後の取得方法、取得できない戸籍、広域交付や郵送請求との違いまで行政書士がわかりやすく解説します。

戸籍謄本のコンビニ交付に必要な「利用登録申請」とは？

戸籍証明書交付の利用登録申請とは、現在住んでいる市区町村と本籍地の市区町村が異なる人が、本籍地の戸籍証明書をコンビニ交付で取得するために行う事前登録です。

例えば、現在は大阪市に住民登録があるものの、本籍地は東京都新宿区にあるとします。この場合、東京都新宿区が「住所地と本籍地が異なる人向けの戸籍コンビニ交付」に対応していれば、利用登録申請を行い、登録完了後に対応コンビニのマルチコピー機から新宿区の戸籍証明書を取得できる場合があります。

地方公共団体情報システム機構（J-LIS）は、住所地と本籍地が異なる場合、本籍地自治体ではその人の現在の住民情報をそのまま把握できないため、利用登録申請を行って戸籍証明書を取得できる準備作業が必要になると案内しています。

利用登録申請が必要な人・不要な人

利用登録申請が必要かどうかは、住所地と本籍地の関係によって大きく異なります。

例えば、住所も本籍も大阪市であれば、本籍地利用登録申請を行わず、通常のコンビニ交付として戸籍証明書を取得できる場合があります。

一方、「住所は奈良市、本籍は大阪市」というように自治体が異なる場合には、大阪市に対する利用登録申請が必要です。

本籍地以外のコンビニでも戸籍謄本を取得できる

「本籍地以外でも戸籍謄本を取得できる」という説明は、正確には、本籍地まで行かなくても、全国のコンビニ交付対応店舗等で本籍地自治体の戸籍証明書を取得できる場合があるという意味です。

例えば本籍地が福岡市にあり、現在東京都に住んでいる人でも、福岡市が住所地外の人向けの戸籍コンビニ交付に対応し、利用登録を完了していれば、東京都内の対応コンビニ等から福岡市の戸籍証明書を取得できる場合があります。

ただし、本籍地自治体がこのサービスに対応していなければ利用できません。

つまり、単に「マイナンバーカードを持っていれば全国すべての戸籍をコンビニで取れる」という制度ではありません。

利用登録申請をするための条件

住所地と本籍地が異なる人がコンビニで戸籍を取得するには、主に次の条件を満たす必要があります。

なお、J-LISは、本籍地と住所地が異なる人について、スマホ用電子証明書を搭載したスマートフォンだけでは戸籍の利用登録申請はできないと案内しています。

スマートフォンを利用したコンビニ交付そのものに対応する自治体・店舗はありますが、「本籍地利用登録申請」と「証明書を実際に取得する場面」は分けて考える必要があります。

まず本籍地の自治体が対応しているか確認する

利用登録申請を始める前に、一番重要なのが本籍地の市区町村が住所地外の人向け戸籍コンビニ交付に対応しているかを確認することです。

コンビニ交付ポータルサイトの「利用できる市区町村」で本籍地の自治体を検索し、「戸籍（本籍地）」の欄を確認します。

利用登録申請の方法は2種類

本籍地への戸籍証明書交付の利用登録申請には、大きく分けて次の2つの方法があります。

どちらの方法でも、申請内容を本籍地自治体が確認した後、利用登録が完了して初めて戸籍証明書を取得できるようになります。

コンビニのマルチコピー機から申請する方法

最も利用しやすいのが、コンビニ等に設置されているキオスク端末、いわゆるマルチコピー機から申請する方法です。

端末によって画面表示は多少異なりますが、J-LISの案内では、おおむね次の流れで手続します。

申請番号は、後から登録状況を確認するときに使用します。画面を閉じてから慌てないよう、メモや印刷などで保管しておきましょう。

パソコンから利用登録申請する方法

コンビニへ行かず、自宅などのパソコンからインターネット経由で利用登録申請する方法もあります。

この方法では、マイナンバーカードに対応したICカードリーダライターを接続したパソコンが必要です。

J-LISが運営する「戸籍証明書交付の利用登録申請」サイトへアクセスし、画面の案内に従って本籍地、本籍、筆頭者等の必要事項を入力して申請します。

申請後は「利用登録完了」を確認する

利用登録申請を送信したからといって、その瞬間から戸籍謄本を発行できるわけではありません。

本籍地の自治体が申請内容と戸籍情報を確認し、登録処理を完了する必要があります。

申請時に表示された申請番号を利用登録申請サイトの「利用登録状況確認画面」に入力すると、現在の登録状況を確認できます。

自治体によっては数営業日を必要とする旨を案内しています。提出期限が迫っている場合は、コンビニ交付だけにこだわらず、広域交付、窓口、郵送請求なども確認するとよいでしょう。

登録完了後に戸籍謄本を取得する手順

利用登録が完了した後は、コンビニ等のマルチコピー機から戸籍証明書を取得します。

住所地と本籍地が異なる場合、マルチコピー機では通常の住所地証明書ではなく、「お住まいの市区町村と本籍地が異なる方の戸籍関連証明書」に相当するメニューを選択します。

その後、マイナンバーカードを読み取り、本籍地を選択し、必要な証明書・部数を指定して手数料を支払うと証明書が印刷されます。

一般的なコンビニ交付の利用時間は6時30分から23時までとされていますが、市区町村独自の利用時間やシステムメンテナンスによる休止日が設定されている場合があります。

コンビニで取得できる戸籍の種類

J-LISでは、コンビニ交付で取得できる本籍地の戸籍関係証明書として、主に次のものを案内しています。

実際にどの証明書を取得できるかは本籍地自治体によって異なります。戸籍謄本のコンビニ交付には対応していても、戸籍の附票には対応していないといったケースも考えられるため、必ず本籍地自治体の情報を確認してください。

除籍・改製原戸籍はコンビニでは取得できない

コンビニ交付を利用する際に特に注意したいのが、相続で必要となる古い戸籍をすべてコンビニで取得できるわけではないという点です。

相続では、亡くなった人の出生から死亡までの身分関係を確認するため、現在の戸籍だけでなく、除籍謄本や改製原戸籍をさかのぼって取得することがあります。

しかし、コンビニ交付で案内されている戸籍証明書は戸籍全部事項証明書・個人事項証明書などが中心であり、除籍・改製原戸籍を取得する方法として利用することはできません。

利用登録申請をもう一度しなければならない場合

一度利用登録が完了すれば、原則として戸籍を取得するたびに毎回利用登録をする必要はありません。

ただし、利用登録後の状況によっては再申請が必要になる場合があります。

特に注意したいのが、次のようなケースです。

J-LISも、電子証明書を更新した場合などに再度利用登録申請が必要かどうかは市区町村によって異なるため、本籍地自治体へ確認するよう案内しています。

利用登録申請ができない・却下される主な原因

利用登録申請をしたものの、「利用できない」「申請が却下された」となる場合には、いくつかの原因が考えられます。

本籍が間違っている

現在住んでいる住所を本籍だと思い込んで入力すると、戸籍情報と一致せず登録できません。

本籍は住民票上の住所とは別に定められているため、正確な地番まで確認してください。

筆頭者が間違っている

戸籍の筆頭者は住民票上の世帯主とは異なります。

また、戸籍の筆頭者が亡くなった場合でも、その戸籍の筆頭者が自動的に別の人へ変更されるわけではありません。

本籍地自治体がサービス対象外

本籍地自治体が通常のコンビニ交付を行っていても、「住所地と本籍地が異なる人への戸籍交付」には対応していない場合があります。

戸籍届出の処理中

婚姻、離婚、出生、転籍などの戸籍届出をした直後は、戸籍への反映が完了するまでコンビニ交付を利用できない場合があります。

マイナンバーカード・電子証明書の問題

電子証明書の有効期限切れや暗証番号のロックなどがある場合も、正常に利用できません。

広域交付との違い

「本籍地以外でも戸籍が取得できる制度」として、コンビニ交付と混同されやすいのが戸籍証明書等の広域交付です。

広域交付は2024年3月1日から始まった制度で、本籍地以外の市区町村役場の窓口でも、一定の戸籍証明書・除籍証明書を請求できます。

しかし、コンビニ交付とは仕組みも対象も大きく異なります。

法務省によると、広域交付では本人、配偶者、直系尊属、直系卑属が市区町村の戸籍担当窓口へ出向いて請求する必要があります。郵送や代理人による請求はできません。

コンビニ・広域交付・郵送請求を比較

現在戸籍を1通だけ急ぎで取得したい場合にはコンビニ交付が便利です。

一方、相続で除籍・改製原戸籍まで必要な場合は、広域交付や本籍地への郵送請求を利用することになります。

相続戸籍を集めるならコンビニだけでは足りないことが多い

相続では、亡くなった人の出生から死亡までの連続した戸籍を確認する必要があるケースが多くあります。

例えば、死亡時の現在戸籍をコンビニで取得できたとしても、その戸籍に「従前戸籍」が記載されていれば、さらに前の除籍や改製原戸籍を取得しなければ出生までつながらないことがあります。

さらに転籍を繰り返していれば、複数の市区町村へ請求する必要があります。

行政書士へ戸籍の取り寄せを依頼する場合

現在の戸籍謄本を1通取得するだけで、本籍地自治体がコンビニ交付に対応しているのであれば、ご自身でコンビニから取得する方法が早く、費用も抑えやすいでしょう。

一方、相続などで除籍・改製原戸籍を順番にたどる場合は、コンビニ交付だけでは必要な戸籍がそろわないことがあります。

当事務所では、請求権限や利用目的を確認したうえで、依頼者に代わって戸籍・除籍・改製原戸籍、戸籍の附票、住民票等を本籍地自治体へ請求し、必要な戸籍を収集するサービスを行っています。

特に「出生まで戸籍がつながっているか分からない」「除籍と改製原戸籍の違いが分からない」「複数の本籍地をたどる必要がある」という場合には、行政書士へ戸籍収集そのものを依頼する方法があります。

戸籍謄本のコンビニ利用登録申請に関するよくある質問

まとめ｜住所と本籍が違う場合は利用登録申請を確認

戸籍謄本のコンビニ交付は、本籍地まで出向くことなく戸籍証明書を取得できる便利な制度です。

住所地と本籍地が同じ市区町村の場合には、本籍地利用登録申請は原則必要ありません。一方、住所地と本籍地が異なる場合には、本籍地自治体が「戸籍（本籍地）」のコンビニ交付に対応していることを確認し、事前に戸籍証明書交付の利用登録申請を行う必要があります。

利用登録は、コンビニ等のマルチコピー機またはICカードリーダーを接続したパソコンから申請できます。申請後は本籍地自治体による確認が行われ、「利用登録完了」となった後に戸籍証明書を取得します。

ただし、コンビニ交付で取得できるのは主に現在の戸籍全部事項証明書・個人事項証明書や戸籍の附票などです。相続で必要になる除籍・改製原戸籍までコンビニだけでそろえることはできません。

相続で出生から死亡までの戸籍を集めたい場合や、転籍により複数の自治体へ請求しなければならない場合には、本籍地への郵送請求や広域交付を利用します。ご自身で必要な戸籍を判断することが難しい場合には、請求権限等を確認したうえで行政書士へ戸籍収集を依頼する方法もあります。

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