戸籍謄本を郵送で取り寄せる場合は、本籍地の市区町村が用意している郵送請求書などに必要事項を記入して送付します。ところが、「本籍と住所は何が違うのか」「筆頭者が亡くなっている場合は誰を書くのか」「相続で出生から死亡まで必要な場合はどう書けばよいのか」など、初めて請求する方には分かりにくい項目が少なくありません。
この記事では、戸籍謄本・除籍謄本・改製原戸籍などを郵送請求するときの請求書の書き方を、自治体の現行様式を参考に分かりやすく解説します。請求書の様式や必要項目は自治体によって異なるため、実際の請求時は本籍地の市区町村が公開している最新様式を使用してください。
目次
戸籍の郵送請求書に記入する主な項目
自治体ごとに様式は異なりますが、戸籍の郵送請求書では、おおむね次の内容を記入します。
| 項目 | 記入する内容 |
|---|---|
| 本籍 | 取得したい戸籍の本籍地 |
| 筆頭者 | その戸籍の最初に記載されている人の氏名 |
| 必要な証明書 | 戸籍謄本、除籍謄本、改製原戸籍、戸籍の附票など |
| 必要通数 | それぞれ何通必要か |
| 必要な人 | 対象者の氏名、生年月日など |
| 使用目的 | 相続、年金、金融機関への提出など |
| 請求者 | 住所、氏名、生年月日、対象者との続柄 |
| 連絡先 | 日中に連絡が取れる電話番号 |
戸籍法第10条第3項
戸籍に記載されている本人、その配偶者、直系尊属、直系卑属など、同条第1項の請求権者は、郵便その他の法務省令で定める方法により戸籍謄本等の送付を求めることができます。
戸籍の郵送請求そのものが法律上予定されています。e-Gov法令検索「戸籍法」
本籍と筆頭者の書き方
本籍は「現在住んでいる住所」とは限らない
請求書の「本籍」欄には、住民票上の住所ではなく、取得したい戸籍が置かれている本籍地を書きます。住所と本籍が同じ人もいますが、異なっている人も多いため注意してください。
筆頭者は亡くなっても変わらない
筆頭者とは、その戸籍の最初に記載されている人です。筆頭者本人がすでに死亡している場合でも、戸籍の表示上の筆頭者が別の人へ自動的に変わるわけではありません。
例えば、夫を筆頭者とする夫婦の戸籍で夫が死亡していても、その戸籍の筆頭者欄には原則として夫の氏名を記入します。
本籍や筆頭者が分からない場合
本籍記載の住民票を取得するなどして確認できる場合があります。推測で記入すると戸籍を特定できないことがあるため、分からないまま発送するのは避けましょう。
必要な戸籍の種類と通数の書き方
現在の戸籍だけが必要であれば「戸籍全部事項証明書（戸籍謄本）1通」などと記入します。一方、相続では現在戸籍だけでなく、除籍謄本や改製原戸籍までさかのぼることがあります。
| 目的 | 記入例 |
|---|---|
| 現在の戸籍謄本が1通必要 | 戸籍全部事項証明書（謄本）1通 |
| 特定の人の戸籍抄本が必要 | 戸籍個人事項証明書（抄本）1通＋必要な人の氏名 |
| 相続で一連の戸籍が必要 | 「○○の出生から死亡までの戸籍一式」など、必要な範囲を具体的に記載 |
自治体の請求書に「出生から死亡まで」などのチェック欄が用意されている場合は、その欄を利用します。京都市の郵便請求書にも、出生から死亡までの戸籍を指定する欄が設けられています。
使用目的・請求理由の書き方
本人や配偶者、直系親族が請求する場合でも、自治体の様式に使用目的欄がある場合は、「相続手続のため」「金融機関へ提出するため」「年金手続のため」など、実際の用途を記載します。
特に、本人・配偶者・直系尊属・直系卑属以外の人が第三者として請求する場合は、単に「必要だから」と書くだけでは足りません。戸籍の記載事項を利用する必要性を具体的に明らかにする必要があります。
戸籍法第10条の2第1項
本人等以外の者が戸籍謄本等を請求できるのは、自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するために戸籍の記載事項を確認する必要がある場合など、法律で定められた場合に限られます。
権利・義務の発生原因や内容、戸籍の記載事項を確認する必要がある理由などを明らかにする必要があります。e-Gov法令検索「戸籍法」
第三者請求は追加資料を求められることがあります。
請求理由だけでは必要性を確認できない場合、契約書や相続関係を確認できる戸籍などの疎明資料を求められることがあります。第三者請求等は必ず受理されるものではありません。
請求者情報と続柄の書き方
請求者欄には、現在の住所、氏名、生年月日、日中連絡可能な電話番号などを記入します。対象者との関係については「本人」「配偶者」「父」「母」「子」など、実際の続柄を記載します。
郵送請求では、記載漏れや必要書類の不足があると自治体から確認の電話が入ることがあります。連絡が取れないと処理が止まる場合もあるため、日中につながりやすい電話番号を正確に記入しておきましょう。
申請書・記入例ダウンロード
京都市公式・戸籍関係証明書郵便請求書
京都市が公式に公開している郵便請求書では、本籍・筆頭者・必要な証明書・必要な人・使用目的・請求者情報など、実際の記入項目を確認できます。
実際に他の市区町村へ請求する場合は、その自治体が指定する様式を優先してください。
請求書と一緒に送るもの
請求書を記入しただけでは戸籍は送られてきません。一般的な郵送請求では、次のようなものを同封します。
| 同封物 | 内容 |
|---|---|
| 郵送請求書 | 必要事項を記入したもの |
| 本人確認書類の写し | 運転免許証、マイナンバーカード等。現住所を確認できるもの |
| 手数料 | 自治体指定の方法。郵送では定額小為替を指定する自治体が多くあります |
| 返信用封筒 | 返送先を記入し、必要な切手を貼付 |
| 委任状等 | 代理人請求など必要な場合 |
| 親族関係・請求理由を確認する資料 | 請求内容によって追加を求められる場合があります |
複数の自治体へ戸籍を請求したり、相続のために古い戸籍を何段階もたどったりする場合は、行政書士へ戸籍収集を依頼することもできます。請求権限や利用目的を確認したうえで、依頼者に代わって必要な戸籍を収集します。
戸籍取り寄せ代行の料金
| サービス | 料金 |
|---|---|
| 戸籍・住民票・戸籍の附票など1通取得 | 11,000円＋実費 |
| 相続等の戸籍収集一式 | 33,000円＋実費 |
請求する戸籍の内容や請求権限によっては受任できない場合があります。詳細を確認したうえでご案内します。
よくある質問
Q1．自治体の専用請求書を使わないといけませんか？
自治体によっては必要事項を満たした任意様式を認めていますが、記入漏れを防ぐためにも、請求先自治体が公開する最新の郵送請求書を利用するのが確実です。
Q2．筆頭者が亡くなっている場合は配偶者の名前を書きますか？
いいえ。筆頭者が死亡していても、そのことだけで戸籍の筆頭者が変更されるわけではありません。対象戸籍の筆頭者をそのまま記入します。
Q3．相続で必要な戸籍の種類が分からない場合はどうしますか？
「被相続人○○の出生から死亡までの戸籍」など、必要な範囲を請求書へ記載できる自治体があります。ただし、自治体ごとに取扱いが異なるため、事前確認をおすすめします。
Q4．請求理由は「相続のため」だけでよいですか？
本人等による請求と第三者請求では扱いが異なります。特に第三者請求では、権利・義務の内容や戸籍が必要となる具体的な理由まで求められることがあります。
まとめ
戸籍の郵送請求書では、本籍・筆頭者・必要な戸籍の種類と通数・対象者・使用目的・請求者情報などを正確に記入します。相続で複数の古い戸籍が必要な場合は、「出生から死亡まで」など必要な範囲を具体的に示すことも大切です。
戸籍の読み取りや請求先の確認が難しい場合、複数自治体へ請求する必要がある場合は、行政書士へ戸籍取り寄せを依頼することもできます。